Sehr geehrte Damen und Herren,
zum Jahreswechsel möchten wir wieder schwerpunktmäßig auf einige wichtige Änderungen sowie Dauerbrenner aus dem Steuerrecht hinzuweisen. Bitte nehmen Sie sich die Zeit für eine kurze Durchsicht und Prüfung auf Handlungsbedarf.
Wir haben uns um eine allgemeinverständliche Ausdrucksweise bemüht und können daher nicht jeden Einzelfall abdecken. Bitte sprechen Sie uns bei weiterem Klärungsbedarf an. Einige Neuregelungen waren bei Redaktionsschluss noch nicht rechtskräftig verabschiedet.
Unsere monatlichen Mandanteninformationen stellen wir hier bereit: https://www.sr-steuerberater-duesseldorf.de/downloads/
Für das neue Jahr 2024 wünschen wir Ihnen privat und beruflich alles Gute und viel Erfolg!
Hinweise für Eigentümer von Immobilien
Energetische Sanierung: Die dreijährige Steuerermäßigung für die energetische Sanierung privater selbstgenutzter Immobilien bis zum Jahresende 2026 (§ 35c EStG) soll erhöht werden auf 3 x 10% (zuvor 2 x 7% + 1 1 x 6%). Die Höchstbeträge von 2 x 14.000 Euro und 1 x 12.000 Euro bleiben unverändert.
Neubauförderung: Für neue Wohngebäude mit Baubeginn bis zum 30.09.2029 soll eine degressive Abschreibung von 6% eingeführt werden.
Eingeschränkte Anerkennung von Verlusten: Bei aufwendig ausgestatteten Wohnungen ab einer Größe von 250qm kann die steuerliche Anerkennung von Verlusten von einer nachvollziehbaren Totalüberschussprognose über einen Zeitraum von 30 Jahren abhängig gemacht werden (BFH Urteil v. 20.6.2023, IX R 17/21).
Auch die Vermietung von Privatzimmern in Düsseldorf unterliegt der neuen Tagesabgabe von 3 Euro: https://www.duesseldorf.de/stadtrecht/2/22/22104-beherbergungssteuersatzung
Kleinstvermietungen bis zu Jahreseinnahmen von 1.000 Euro sollen ab 2024 nicht mehr erklärungspflichtig sein.
Bauabzugssteuer für Bau-und Instandsetzungsarbeiten: Zur Vermeidung des verpflichtenden Steuerabzugs von 15% müssen sich auch private Vermieter grundsätzlich die gültige Freistellungsbescheinigung des ausführenden Betriebs vorlegen lassen und aufbewahren. Ausnahmen gelten für Vermietungen von bis zu zwei Wohnungen sowie bei einem Auftragsvolumen von voraussichtlich nicht mehr als 15.000 Euro jährlich. Für unternehmerisch tätige Auftraggeber gelten niedrigere Freigrenzen.
Hinweise für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Meldung zur Berufsgenossenschaft
Für die anstehende Jahresmeldung benötigen wir Ihre Unternehmensnummer. Wir bitten daher um Einreichung des letzten an Sie gerichteten Schreibens der Berufsgenossenschaft.
Mindestlohn
Der gesetzliche Mindestlohn wurde ab dem 01.01.2024 auf 12,41 Euro erhöht. Für bestimmte Branchen gelten höhere tarifliche Vorgaben. Gleichzeitig wurde die Verdienstgrenze für Minijobs auf 538 Euro angepasst.
Dokumentation von Arbeitszeiten
Für Minijobber sowie in bestimmten Branchen für alle Beschäftigten (die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche, z.B. das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, Speditions-, Transport und Logistikbereich, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft, Zeitungszusteller und Paketdienste) müssen die Arbeitgeber eine schriftliche Dokumentation der Arbeitszeiten sicherstellen.
Ausreichend ist eine tabellarische Übersicht mit Name, Datum, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit (ohne Pausen). Unterschriften sind nicht erforderlich.
Bei einer Zollprüfung müssen diese Unterlagen als Nachweis für die Bezahlung des Mindestlohns vorgelegt werden können. Einen Auszug der amtlichen Internetseite mit Vorlage finden Sie hier: https://www.sr-steuerberater-duesseldorf.de/downloads/
Steuerfreie Sachbezüge/ Einschränkungen bei Gutscheinen
Zusätzlich zum Arbeitslohn können monatliche steuerfreie Sachbezüge bis insgesamt 50 Euro gewährt werden. Ein Überschreiten dieser Freigrenze führt zur Steuer- und Abgabenpflicht für den vollen Betrag.
Bitte prüfen Sie bei der Gewährung von Jobtickets regelmäßig, ob Preissteigerungen zur Überschreitung der Freigrenze führen.
Zu den Sachbezügen können auch Einkaufsgutscheine gehören. Seit 2022 sind Gutscheine für ein unbegrenztes Warenangebot z.B. von Amazon nicht mehr begünstigt. Für einen steuerfreien Sachbezug kommen neben Essensgutscheinen nur begrenzte Gutscheine bzw. Geldkarten in Betracht, die entweder nur in limitierten Einkaufsverbünden (Einzelhandelsketten oder CityCards) oder nur für limitierte Produktpaletten (Tanken, Bücher, Kino) gültig sind..
Unbestimmte Arbeitszeiten bei Teilzeitbeschäftigungen (incl. Minijobs)
In allen Teilzeit-Arbeitsverträgen muss die wöchentliche und tägliche Arbeitszeit klar und eindeutig festgelegt werden. Auch falls mündliche Vereinbarungen gültig sein sollten, ist aus Nachweisgründen dringend zur Schriftform zu raten. Bei unbestimmten Regelungen (Arbeit auf Abruf) gilt nach § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) greifen gesetzliche Vorgaben, die zu höheren Lohnansprüchen und auch zur Umwandlung von Minijobs in sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse führen können.
Bitte wenden Sie sich mit Ihren Arbeitsverträgen in Zweifelsfällen an Ihren Rechtsanwalt, als Steuerberater sind wir nicht rechtsberatend tätig.
Bauunternehmer und in angrenzenden Bereichen tätige Unternehmer (z.B. Trockenbau) sollten regelmäßig prüfen, ob aufgrund der Art der erbrachten Leistungen eine Pflicht zur Mitgliedschaft bei der SOKA-Bau besteht. Diese außersteuerliche Prüfung können wir nicht vornehmen. Die Mitgliedschaft ist insbesondere mit Pflichtbeiträgen zur Urlaubskasse der Arbeitnehmer verbunden.
A1-Bescheinigung bei Auslandstätigkeit
Sowohl Arbeitnehmer als auch Selbständige müssen bei jeder beruflichen Betätigung im EU-/ EWR-Ausland oder in der Schweiz eine sog. A1- oder Entsende-Bescheinigung als Nachweis des sozialversicherungsrechtlichen Status im Ansässigkeitsstaat Deutschland mit sich führen.
Im Ausland dient die Bescheinigung der Bekämpfung der Schwarzarbeit, weshalb Verstöße gegen diese Vorschrift teilweise hoch sanktioniert werden können.
Abhängig vom sozialversicherungsrechtlichen Status der reisenden Person wird die Bescheinigung bei der gesetzlichen Krankenkasse, der Deutschen Rentenversicherung oder der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen gestellt. Bitte benachrichtigen Sie uns mit ausreichendem Vorlauf, falls wir hier für Sie tätig werden sollen.
Hinweise für Unternehmen und Selbständige
Elektronische Bankdaten
Falls wir Ihre Bankzahlungen verbuchen und Sie uns Ihre Daten nicht ohnehin schon monatlich elektronisch zur Verfügung stellen, sichern Sie bitte jetzt Ihre Kontoumsätze für das abgelaufene Jahr in den Formaten „Text-MT940“ sowie „CSV“. Bei einigen Banken ist ein späterer Abruf evtl. nicht mehr möglich.
Reisekosten
Bitte denken Sie bei der Dokumentation Ihrer Reisekosten auch an die ausreichende Dokumentation der beruflichen Veranlassung, um die Annahme einer privaten Mitveranlassung durch das Finanzamt zu vermeiden.
Eine einfache Vorlage insbesondere zur Erfassung von Verpflegungsmehraufwendungen und km-Geld für einen privaten Pkw sowie die aktuellen Pauschbeträge für Auslandsreisen finden Sie hier: https://www.sr-steuerberater-duesseldorf.de/downloads/
Wir aktualisieren diese Vorlage erst nach rechtskräftiger Verabschiedung der neuen Tagessätze.
Abschreibungen
Neu angeschaffte Anlagegüter bis zu 5.000 Euro sollen künftig pauschal über 3 Jahre abgeschrieben werden dürfen. Dies kann steuerlich bei langlebigen Gütern wie Möbeln vorteilhaft sein.
Für neue bewegliche Anlagegüter soll die Sonderabschreibung von 20% auf 50% erhöht werden.
Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen
Ab 2025 wird im deutschen B2B-Bereich (Leistungsempfänger ist Unternehmer) die elektronische Rechnung (eRechnung) formell verpflichtend. Die eRechnung muss die Rechnungsdaten im maschinenlesbaren Format „CEN-Norm EN 16931“ enthalten, eine frühzeitige Anpassung der Rechnungssysteme ist daher erforderlich.
Mit Zustimmung des Leistungsempfängers dürfen bis zum Jahresende 2026 auch konventionelle Rechnungen ausgestellt sowie alternative Datenformate verwendet werden. Diese Frist verlängert sich bis zum Jahresende 2027 insbesondere für Kleinunternehmen bis 800.000 Euro Jahresumsatz.
Rechnungsnummern
Die Ausgangsrechnungen müssen fortlaufend und lückenlos nummeriert sein. Fehlende Rechnungsnummern z.B. aufgrund von Stornierungen oder Irrtümern müssen dokumentiert werden und erläutert werden können. Zur Vermeidung von Rückfragen sollte der Vorgang in der Buchhaltung durch Verbuchung der ursprünglichen Rechnung und der zugehörigen Stornierung nachvollziehbar gemacht werden.
Anschaffung betrieblicher Pkw
Die private Nutzung betrieblicher Pkw wird abhängig vom Fahrzeugtyp mit monatlich 0,25% - 1% des Bruttolistenneupreises versteuert, wenn nicht durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ein anderer Privatanteil nachgewiesen wird.
Einzelunternehmer und Personengesellschaften müssen für die Anerkennung als betriebliches Fahrzeug in jedem Fall durch Einzelaufzeichnungen für drei repräsentative Monate einen betrieblichen Nutzungsanteil von mehr als 50% nachweisen, wenn die Nutzung nicht durch einen Arbeitnehmer erfolgt. Dieser Nachweis sollte möglichst direkt im Anschluss an die Anschaffung geführt werden. Auch für Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG ist dieser Nachweis für Gesellschafter und nahestehende Personen empfehlenswert.
Bauabzugssteuer für Bau-und Instandsetzungsarbeiten
Zur Vermeidung des verpflichtenden Steuerabzugs von 15% muss sich der Leistungsempfänger grundsätzlich die gültige Freistellungsbescheinigung des ausführenden Betriebs vorlegen lassen und aufbewahren. Ausnahmen gelten bei einem Auftragsvolumen von voraussichtlich nicht mehr als 5.000 Euro jährlich. Für private Auftraggeber gelten höhere Freigrenzen.
Bemessungsgrundlage für den Steuerabzug ist der Rechnungsbetrag incl. Umsatzsteuer. Dies gilt auch dann, wenn die Umsatzsteuer nach der Reverse-Charge-Regelung nicht ausgewiesen wurde.
Beherbergungsbetriebe in Düsseldorf beachten bitte die neue Tagesabgabe von 3 Euro: https://www.duesseldorf.de/stadtrecht/2/22/22104-beherbergungssteuersatzung
Kassenführung
Im Regelfall besteht eine Pflicht zur Einzelaufzeichnung aller Einnahmen in einem Kassenbuch. Nur wenn dies im Einzelfall unzumutbar ist, darf ggf. eine sog. offene Ladenkasse geführt werden, wobei der Gesamtbetrag der Einnahmen in einem Kassenbericht durch Rückrechnung aus den Kassenbeständen ermittelt wird.
Alle Kassensysteme, Kassenbücher und Kassenberichte müssen vollständig und änderungssicher geführt werden. Der aufgezeichnete Kassenbestand muss täglich mit dem tatsächlichen Bestand abgeglichen werden. Excel-Tabellen und lose Aufzeichnungen ohne Abstimmung des Kassenbestandes sind nicht änderungssicher und werden im Prüfungsfall nicht anerkannt. Die Finanzämter haben die Möglichkeit, anonyme Testkäufe durchzuführen und unangekündigt die Kassenbuchführung zu prüfen. Es besteht weiterhin keine Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Kasse.
Elektronische Kassensysteme müssen besondere Anforderungen erfüllen und unter anderem alle Einzelbuchungen speichern und für das Finanzamt bereitstellen können. Auch die Anleitungen und Einrichtungsprotokolle sind aufbewahrungspflichtig. Zusätzlich gilt das Erfordernis einer „technischen Sicherheitseinrichtung“ (TSE) und eine Belegausgabepflicht. Weitere Informationen erhalten Sie vom jeweiligen Anbieter des Kassensystems.
Umsatzsteuer: Innergemeinschaftliche Lieferungen
Voraussetzung für die Umsatzsteuerbefreiung von innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die Verwendung einer gültigen USt-Identifikationsnummer durch den Empfänger. Der Lieferer darf nicht auf die Gültigkeit vertrauen, sondern muss diese prüfen (https://evatr.bff-online.de/eVatR/index_html). Weitere Voraussetzung für die Steuerbefreiung ist die Abgabe einer zutreffenden Zusammenfassenden Meldung.
Vorsteuerabzug bei Einkauf von Amazon und anderen Portalen
Der Vorsteuerabzug für betriebliche Anschaffungen ist nur möglich für die in einer ordnungsgemäßen Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer, die auch gesetzlich geschuldet wird. Wenn der Versand an Ihre Firma aus einem Auslandslager von Amazon oder dem Marketplace-Händler erfolgt, liegt umsatzsteuerlich eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vor. Eine irrtümlich ausgewiesene und bezahlte Umsatzsteuer wäre also nicht abzugsfähig. Von Amazon erhalten Sie in solchen Fällen nur dann zutreffende Rechnungen ohne Umsatzsteuer, wenn Sie sich als Geschäftskunde mit USt-Identifikationsnummer registrieren. Private Käufe sollten über dieses Konto möglichst nicht abgewickelt werden, für diese müsste der Erwerb ansonsten gebucht und nachversteuert werden.
Scheinselbständigkeit, Rentenversicherungspflicht für Selbständige
Gelegentlich kommt es vor, dass selbständige Unternehmer und freie Mitarbeiter von Finanzamt und Sozialversicherungsträgern rückwirkend als sog. Scheinselbständige eingestuft und den gleichen abgaberechtlichen Regelungen wie reguläre Angestellte unterworfen werden. Dies soll selbst bei Zwischenschaltung einer Einpersonen-Kapitalgesellschaft möglich sein.
Für den Auftraggeber kann dies hohe Nachzahlungen für Abgaben und Säumniszuschläge bedeuten, die er kaum auf den Auftragnehmer abwälzen kann. Indizien für eine Scheinselbständigkeit sollen insbesondere sein: Keine Beschäftigung von sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern, Tätigkeit im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber, gleichartige Tätigkeit wie andere reguläre Angestellte, ohne unternehmerisches Risiko und Entscheidungsbefugnis, gleiche Tätigkeit wie zuvor als Angestellter. Entscheidend ist das Gesamtbild der Verhältnisse in den Augen der Behörden, was eine verlässliche Voraussage über das Prüfungsergebnis in vielen Fällen unmöglich macht. Eine verbindliche Auskunft kann nur über eine Anfrage im sog. Statusfeststellungsverfahren erlangt werden, dessen Ergebnis für den Einzelfall (auch rückwirkend) bindend ist. Daneben können Selbständige mit nur einem Hauptauftraggeber sowie bestimmte Berufsgruppen unabhängig von einer Scheinselbständigkeit rentenversicherungspflichtig sein. Als Steuerberater können und dürfen wir keine sozialversicherungsrechtliche Beratung anbieten. Wir bitten Sie daher, in allen Zweifelsfällen auf das Statusfeststellungsverfahren zurückzugreifen. Die Kontaktadressen nennen wir Ihnen auf Anfrage gerne.
Aufbewahrung elektronischer Belege
Rechnungen und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich im Original aufbewahrt werden. Für elektronisch übermittelte Unterlagen bedeutet dies die Speicherung der Datei inklusive einer eventuell beigefügten elektronischen Signatur. Ein Ausdruck der Unterlagen alleine ist nicht ausreichend.
Elektronische Eingangsrechnungen müssen wie herkömmliche Rechnungen auf Papier mit einem „innerbetrieblichen Kontrollverfahren“ auf Ordnungsmäßigkeit geprüft werden. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist jede elektronische oder manuelle Handhabung, die eine verlässliche Verbindung zwischen Rechnung und Leistung herstellt und die Aufbewahrung der Originaldateien sicherstellt. Der Rechnungsempfänger muss sich unter anderem davon überzeugen, dass a) der leistende Unternehmer mit Name und Anschrift richtig bezeichnet ist, b) die Leistung tatsächlich erbracht wurde, c) ein Zahlungsanspruch besteht und d) die Bankverbindung zutreffend ist.
Die Speicherung muss so erfolgen, dass zusammen mit den betrieblichen Anweisungen eine nachträgliche Löschung oder Änderung ausgeschlossen ist. Wenn die E-Mail selbst keine Abrechnungsdaten enthält, sondern nur als Transportmedium für die Dateianhänge dient, muss sie ebenso wie ein herkömmlicher Briefumschlag nicht aufbewahrt werden.
Düsseldorf im Januar 2024
